Nu storstädar avdelningarna i högarna
Projekt som sträcker sig över flera år, bristande rutiner efter att beslut är fattade – och en nypa glömska.
Så kan man sammanfatta chefernas förklaringar till att så många ärenden ligger öppna vid trafikavdelningen, yrkesutbildningsbyrån och el- och energienheten.
Trafikavdelningen toppar eftersläpningsstatistiken.
– Vi har många byggprojekt som sträcker sig över flera år. Men det är helt klart att det också finns ärenden som fallit i glömska och sådana där det fattats ett beslut som inte nått fram till registratorn, säger trafikavdelningens chef Niklas Karlman.
I juni hade nio tjänstemän på trafikavdelningen sammanlagt 82 oavslutade äldre ärenden på sina bord. Sedan dess har antalet ärenden minskat med ett tiotal, uppskattar Karlman.
– Vi var överens om att städa upp.
Det äldsta ärendet på trafikavdelningen var i somras åtta år gammalt.
– För några år sedan gjorde vi en städning och tog bort allt fram till 2002. Jag vet att det då fanns öppna ärenden från slutet av 80-talet.
Följer upp
Nu ska man komma till avslut.
– Mina enhetschefer har i uppdrag att få bort de ärenden som är öppna.
Alla öppna ärenden går att hänföra till en tjänsteman, säger Niklas Karlman.
– De tjänstemännen ska komma med en förklaring inom oktober.
Utesluter inte slarv
Ett av de oavslutade ärenden som ännu inte fått någon förklaring är en skrivelse från Föglö kommun om trafik vid svåra väderleksförhållanden.
– Men det kan visa sig att man fattat ett beslut i samband med något annat.
Anser du att det ligger slarv bakom något av fallen?
– Jag utesluter inte att det förekommer slarv men jag utgår från att alla vill sköta sina uppgifter så gott det går.
Många beslut fattade
Byggnadsbyråns el- och energienhet har 69 oavslutade ärenden. Det äldsta är från 2001.
– Det är skiftande ärenden, allt från propositioner från rikshåll till ärenden som rör vindenergi och EU-ärenden, berättar förvaltningschef Arne Selander.
Byråchef Göran Frantzén menar att det i många av fallen har fattats ett beslut.
– Jag har en känsla av att en stor del av ärendena i praktiken är avslutade men att de inte blivit registrerade som det.
Oklarheter kring att besluten måste registreras för att de ska avföras kan ligga bakom, tror Frantzén.
Bättre rutiner
De två anställda på enheten, elinspektör Stig Nordberg och projektanställde Henrik Juslin, går nu igenom de gamla ärendena för att klarlägga läget.
– I stort finns det förklaringar men det kan även finnas ärenden där de ännu måste fatta beslut, säger Frantzén.
– Jag pratade senast i går (läs onsdag) med Stig Nordberg om att vi ska få det här att fungera. Om en dryg vecka går vi på nytt igenom läget.
Det finns säkert saker som kan förbättras, säger Frantzén.
– Bättre uppföljning och rutiner så att vi får ärendena avförda så fort ett beslut är taget.
Gymnasiereformen
Yrkesutbildningsbyråns chef Gösta Helander och överinspektör Elisabeth Storfors hade 68 öppna äldre ärenden i juni.
Gösta Helander säger att de flesta ärenden är sådana som ska undertecknas för kännedom. Den andra stora gruppen är ärenden som hänger ihop med Struktur 07 och Reform 08.
– Det handlar om åtgärder i samband med dem. Hela gymnasialstadiereformen har präglat vårt arbete de senaste 6-7 åren.
Först när lagtinget kommer till ett beslut kan ärendena avslutas, säger han.
När ärenden prioriteras sätter han sådana som rör enskilda personers rättigheter före reglementsformaliteter, även om han betonar att de senare också är viktiga.
– Men vissa frågor från enskilda kunder kan nog ibland bli liggande på grund av tidsbrist och så ska det naturligtvis inte vara, säger Gösta Helander.
Stämmer av
Han tycker det är bra att ärendehanteringen uppmärksammats. ”Om det är kunder som blir lidande har vi inte skött oss som vi ska”, säger han.
– Det sämsta vi kan göra är att gå i försvarsposition.
Senast i går morse samlades avdelningen och diskuterade de liggande ärendena. Man kom överens om att inom de kommande månaderna göra en avstämning av läget.
Förvaltningschefen har tagit tag i arbetet med att avsluta gamla ärenden, tycker Helander.
– Arne Selander sköter det bra. Han har gått med blåslampan på oss.
