E-myndighet är svaret på förvaltningens bristande resurser
Anthonio Salminen (FS) skriver 10/3 i en insändare att ”It kan förenkla tillvaron och spara kostnader”. Jag kan inte annat än hålla med. Det är positivt att man inom förvaltningen i varje fall försöker.
Som jag skrivit vid flera tillfällen tidigare så finns väldigt mycket att hämta ur en sk e-myndighet (24-timmars myndighet). Man har, som kund, inte bara tillgång till olika ansökningsformulär online, utan kan även följa sitt ärende genom förvaltningsapparaten. Dygnet runt.
Som tjänsteman finns ett färdigt processflöde för alla vanliga ärenden och man har hela tiden full koll över ärendet, var det ligger och vilken status ärendet har. Man slipper nästan all pappershantering. Och man kan jobba varifrån som helst bara man har en internetuppkoppling.
Men som jag skrivit tidigare räcker det inte med att man scannar in fakturor eller lägger upp formulär online. En e-myndighet innebär att hela verksamheten byggs upp från grunden på ett gemensamt IT-system och att man tar fram processer och flöden för alla löpande uppgifter där varje steg klart anges. Något som ökar rättssäkerheten och förutsägbarheten i besluten.
Det innebär också stora organisatoriska omställningar eftersom en e-myndighet bygger på ärendet, inte tjänstemannen. Enkelt förklarat så ligger ett ärende centralt i systemet och berörda tjänstemän får del av ärendet i enlighet med processflödet. I stället för dagens system där tjänstemannen öppnar ett ärende och sedan skickar runt det till berörda instanser. Tjänstemännens arbetsuppgifter anpassas efter processflödena och resurserna kan utnyttjas med maximal effektivitet.
Också tjänstemännen vinner stort på systemet då mycket av det dagliga löpande arbetet kan automatiseras och tjänstemannen i stället kan koncentrera sig på det som fortfarande måste skötas manuellt. Man får full kontroll över sina ärenden och klara direktiv för vad som gäller. Och man kan skapa en bra arbetsmiljö samt enkelt utlokalisera verksamhet genom mobiliteten.
Men om nu detta är så fantastiskt, varför har vi det inte redan på Åland? Ja det kan man verkligen fråga sig. Tekniken är ju inte rykande färsk, det här har funnits i vår omvärld sen mitten av -90 talet och Åland har haft riktigt gott om pengar. Sannolikt beror det på en kombination av okunskap och tillhörande ointresse för tekniken hos de ansvariga cheferna och politikerna.
Förhoppningsvis får vi en generationsväxling nästa val som tillför politiken nya och nödvändiga kunskaper inom användningen av IT i vardagen. Utan de kunskaperna riskerar det offentliga Åland att ytterligare halka efter i utvecklingen. Vilket drabbar oss alla genom en överstor och ineffektiv förvaltningsapparat som slukar viktiga resurser som behövs på annat håll.
Erik Schütten
