E-myndighet minskar byråkratin
Tänk om det var lika enkelt att sköta myndighetsärenden som bankärenden via nätet?! I stället för att ta ledigt från jobbet och besöka en stressad tjänsteman sätter man sig vid datorn. Hemma, på jobbet, på resan, eller på biblioteket. Loggar in på myndighetens webbplats, väljer ärende från menyn, läser information och fyller i behövliga blanketter. En gång på ett ställe. Online. Och lika enkelt följer man sedan ärendets färd genom byråkratin, alltid informerad om vem som för tillfället behandlar ärendet, för att slutligen få beskedet elektroniskt. Antingen i en egen brevlåda på webbplatsen eller via e-posten.
I myndigheten lagras ärendet centralt i datasystemet och är tillgängligt för alla berörda instanser. Ett speciellt dokumenthanteringssystem och väl anpassade rutiner ser till att allt flyter på, även mellan avdelningarna och tom mellan olika myndigheter vid behov. Utan onödiga pappersutskrifter, resurskrävande multiarkivering, kompletteringskrav och oförklarliga proppar i maskineriet.
Den så kallade e-myndigheten möjliggör allt detta. I stället för den traditionella byråkratiska modellen, där det mesta fortfarande sker för hand och IT-systemen spelar en tillbakadragen roll i fortsatt konkurrens med pappersdokumenten, utgår man från centrala dokumenthanteringssystem där informations- och arbetsflödet styrs av uppgift snarare än avdelning eller tjänsteman.
Fördelarna är många och viktiga. Framför allt skapas en arbetsmiljö där verksamheten resultatinriktas, samtidigt som tillgängligheten för medborgarna ökar. Något som ger bättre service, förkortade handläggningstider, öppenhet och ökad insyn i myndighetsverksamheten. Miljöpåverkan minskar dramatiskt genom övergången från papper till digitala medier och kostnaderna för förvaltningen sjunker.
Vi har redan delvis e-myndigheter i statsförvaltningen,till exempel FPA och skatteverket, men i den åländska byråkratin står utvecklingen i princip stilla. Enlig den svenska definitionen för 24-timmarsmyndigheten befinner sig den åländska förvaltningen fortfarande på steg 1 av 4. Det vill säga, man erbjuder en webbplats med envägskommunikation där syftet är informera i stället för att kommunicera. Vilket är märkligt med tanke på den stora åländska samhällsapparaten med en stadigt växande byråkrati.
Med modern teknik kan vi alltså lösa en stor del av de byråkratiska bromsklossarna och samtidigt sänka förvaltningskostnaderna. Det åländska samhället behöver nya innovativa lösningar i stället för dagens bredbakade ovilja till förändring.
Erik Schütten (åf)
